经常有客户问“活动交给你们，我们需要做什么”。把流程摊开讲，客户反而更容易安排内部人手与时间。以下是我们执行活动项目的常规流程。
一、需求沟通
确认六件事：活动类型与目的、时间与场地、参与人数与构成、预算区间、必须实现的效果、以及不可妥协的限制条件（比如场地方的特殊要求）。
这一步输出一份需求确认单，双方签字认可，作为后续所有方案的依据。
二、现场勘场
勘场记录的内容包括：层高、柱距、可用面积、电源位置与容量、进场通道与货梯尺寸、消防要求、相邻场地情况、噪音限制。
勘场这一步最容易被跳过，也是后期问题最集中的来源。 电力容量不足、货梯进不去、场地不允许打地锚，这三类问题在勘场时发现都还能调整，到搭建当天发现就只能临时改方案。
三、方案与报价
基于勘场结果出方案，包含：平面布置图、效果图、物料清单、设备清单、人员配置、时间表、分项报价。
建议客户重点看平面布置图而不是效果图。效果图看氛围，平面图看是否可行。
四、执行准备
并行推进几条线：物料制作、设备调度、人员排班、场地报批、供应商对接。这个阶段需要客户配合的是确认与签样——每一项物料确认得越早，后面越从容。
五、进场搭建
按搭建时间表执行，通常包括：进场手续、卸货、结构搭建、设备安装、画面安装、灯光音响调试、清洁。
客户方最好安排一人在现场，负责临时决策。很多延误来自“这个要问一下领导”。
六、活动执行
执行期的工作是盯流程：按流程表催场、控设备、处理突发。这一阶段客户主要负责接待与业务沟通，现场执行交给我们。
七、撤场
按与搭建相反的顺序拆除：先撤设备，再拆结构，最后清运。撤场同样要办手续、注意安全防护、构件分类归位。
撤场时间要写进与场地的约定里，很多场地对撤场时间有严格限制，超时会产生费用。
八、复盘
活动结束后整理：现场照片与视频、物料损耗、时间实际执行情况、需要改进的点。这份复盘对下一场活动很有价值，尤其对每年固定举办的活动。
流程看起来步骤多，但每一项都对应一类风险。把流程走完整，活动出问题的概率会明显下降。
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